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生產(chǎn)部長修煉寶典④|可視化數(shù)據(jù)分析讓會(huì)議有效率有質(zhì)量—會(huì)議在線管理跟蹤

2022-08-22 15:32:42 次
上篇回顧

生產(chǎn)部長修煉寶典①：制造企業(yè)如何提升生產(chǎn)異常的管理效率

生產(chǎn)部長修煉寶典②：當(dāng)生產(chǎn)現(xiàn)場成為“戰(zhàn)場”，企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)異常的快反和處置？

生產(chǎn)部長修煉寶典③|“解放”統(tǒng)計(jì)員、釋放生產(chǎn)力——基于模型的績效管理

小張：（“咚咚咚”，小張敲門進(jìn)入，）“王部長，生產(chǎn)月度會(huì)議資料剛發(fā)您郵箱里。這是周一召開的科研協(xié)調(diào)會(huì)的會(huì)議紀(jì)要，需要您審批一下。”
王部長：“會(huì)議紀(jì)要我一會(huì)看完找你。明天臨時(shí)有變，你通知一下，生產(chǎn)月度會(huì)議延期到下周二召開。你提前找各車間，再核對一下會(huì)議材料里的數(shù)據(jù)。避免會(huì)上因?yàn)閿?shù)據(jù)不準(zhǔn)確，大家爭論不休。另外，你查一下這個(gè)月開的幾次協(xié)調(diào)會(huì)，統(tǒng)計(jì)一下未辦完的事項(xiàng)還有多少，跟進(jìn)一下具體進(jìn)展情況。”
小智：“王部長，小張這樣準(zhǔn)備會(huì)議材料，過程中來回核對數(shù)據(jù)過于繁瑣；電話去找別人落實(shí)進(jìn)展，太費(fèi)時(shí)間了，得到的數(shù)據(jù)結(jié)果還經(jīng)常不準(zhǔn)確。我們結(jié)合過去經(jīng)驗(yàn)，分析了生產(chǎn)會(huì)議管理普遍存在的問題，提出了一種更高效的模式，我給您匯報(bào)一下。”

花費(fèi)大量精力準(zhǔn)備的會(huì)議，問題卻得不到落實(shí)?
1、會(huì)前：會(huì)議材料的收集準(zhǔn)備費(fèi)時(shí)費(fèi)力
a) 多數(shù)企業(yè)通常需要設(shè)專人負(fù)責(zé)整理會(huì)議材料。重復(fù)性工作多，花費(fèi)精力很大，要從分散的多個(gè)信息系統(tǒng)或者生產(chǎn)現(xiàn)場來收集數(shù)據(jù)。
b) 人為收集的數(shù)據(jù)結(jié)果未必準(zhǔn)確，需要多次電話溝通校正。
2、會(huì)中：數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，會(huì)議決策效率低
a) 會(huì)議資料準(zhǔn)備早于開會(huì)時(shí)間，不可避免地造成資料數(shù)據(jù)和現(xiàn)場實(shí)際情況之間的時(shí)效性差異，引發(fā)會(huì)議數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確或缺失問題。問題過多，直接將領(lǐng)導(dǎo)決策會(huì)開成生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)。
b) 會(huì)議召開時(shí)，由相關(guān)單位現(xiàn)場反饋上期會(huì)議待辦進(jìn)展，大量時(shí)間用來回顧和落實(shí)上期會(huì)議執(zhí)行情況。信息不貫通，直接影響會(huì)議討論和決策的效率，出現(xiàn)“議而不決”現(xiàn)象。
3、會(huì)后：會(huì)議待辦落實(shí)跟蹤難
a) 會(huì)議紀(jì)要編制、簽發(fā)流轉(zhuǎn)慢，紀(jì)要不能及時(shí)下發(fā)。
b) 會(huì)議組織人通過不斷的電話溝通獲取會(huì)議待辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況，效率低下。
c) 參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)想要了解進(jìn)展信息，需要專人定期匯總反饋。
d) 待辦事項(xiàng)在處理過程中遇到新問題，不能及時(shí)暴露，進(jìn)而出現(xiàn)同一事項(xiàng)反復(fù)上會(huì)的情況。


如何讓開會(huì)有效率，待辦有效落實(shí)？

對各類生產(chǎn)會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)一管控，會(huì)前依據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容，自定義會(huì)議場景模板；會(huì)中基于場景化模板召開會(huì)議，實(shí)現(xiàn)會(huì)議數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)在線可視化查看、實(shí)時(shí)回顧上期會(huì)議；會(huì)后紀(jì)要線上編制與簽發(fā)，形成的待辦可通過督辦或調(diào)令的線上化手段進(jìn)行跟蹤閉環(huán)，提升問題解決的效率。

會(huì)議管理新模式

圖1 會(huì)議管理新模式

1、場景化自定義會(huì)議模板，拖拽會(huì)議數(shù)據(jù)
面向不同場景或主題的會(huì)議，通過數(shù)據(jù)可視化組件，便捷地構(gòu)建和調(diào)整會(huì)議場景模板。如公司領(lǐng)導(dǎo)參加的公司戰(zhàn)略決策會(huì)、生產(chǎn)部每月例行的生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、協(xié)調(diào)科研型號(hào)計(jì)劃的型號(hào)例會(huì)等等。會(huì)議模板和實(shí)際業(yè)務(wù)結(jié)合，涵蓋會(huì)議過程所需要的各類數(shù)據(jù)和信息。

可視化配置會(huì)議模板

圖2 可視化配置會(huì)議模板

2、在線會(huì)議回顧與高效研討決策
會(huì)議過程中，系統(tǒng)直觀呈現(xiàn)歷史會(huì)議所有待辦事項(xiàng)的最新進(jìn)展、當(dāng)前存在問題；讓會(huì)議回顧有依據(jù)，效率更高。同時(shí)，業(yè)務(wù)場景化的會(huì)議模板能夠提供生產(chǎn)現(xiàn)場的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)時(shí)效性，減少各方爭議，更好的支撐領(lǐng)導(dǎo)決策。
3、結(jié)構(gòu)化編制會(huì)議紀(jì)要與線上審批簽發(fā)
會(huì)議記錄人在線編制會(huì)議紀(jì)要時(shí)，可以將待辦事項(xiàng)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化。直接明確事項(xiàng)的工作內(nèi)容、責(zé)任單位、責(zé)任人、確認(rèn)人以及完成節(jié)點(diǎn)等。領(lǐng)導(dǎo)在線完成紀(jì)要的審批，可以編輯完善后一鍵簽發(fā)，也可以直接駁回給會(huì)議記錄人。

會(huì)議紀(jì)要編制、簽發(fā)

圖3 會(huì)議紀(jì)要編制、簽發(fā)

4、以督辦/調(diào)令形式跟蹤待辦落實(shí)
會(huì)議紀(jì)要審批簽發(fā)的同時(shí)，會(huì)議形成的待辦事項(xiàng)可以通過問題督辦或調(diào)令的形式自動(dòng)同步下達(dá)。責(zé)任單位、責(zé)任人通過問題督辦和調(diào)令隨時(shí)反饋進(jìn)展及結(jié)果，會(huì)議的組織人員、參會(huì)人員、抄送領(lǐng)導(dǎo)均可看到，無需專人跟蹤匯報(bào)。
5、響應(yīng)監(jiān)控機(jī)制保障待辦落實(shí)
把會(huì)議拖期情況曝光，督促會(huì)議組織人及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議執(zhí)行情況。將各單位未處理的會(huì)議待辦進(jìn)行排名展示，提醒責(zé)任單位及時(shí)處理。監(jiān)控督辦/調(diào)令的響應(yīng)狀況（如發(fā)布24小時(shí)未響應(yīng)、到期未反饋等），讓組織人及時(shí)糾偏，確保會(huì)議待辦得到真正落實(shí)。
紀(jì)要執(zhí)行進(jìn)展監(jiān)控

圖4 紀(jì)要執(zhí)行進(jìn)展監(jiān)控


王部長：（王部長聽完后激動(dòng)地說，）“這對我們幫助太大了！正是我們需要的。以后小張就不必為準(zhǔn)備會(huì)議材料而發(fā)愁了，也沒必要天天追著打電話問他們（責(zé)任單位）事情處理到什么程度。”
小智：“王部長，我們這種會(huì)議模式已經(jīng)在多家企業(yè)應(yīng)用了。這是其他客戶的反饋，效果很好的。”
如何讓開會(huì)有效率， 待辦有效落實(shí)？
王部長：“我們?nèi)粘Ｓ胁糠謺?huì)議是涉密的，你們是如何管理的？”
小智：“王部長，這個(gè)您不用擔(dān)心。我們的產(chǎn)品經(jīng)過了保密認(rèn)證，紀(jì)要、附件都可以設(shè)置密級的。同時(shí)通過權(quán)限控制，僅讓參會(huì)人員、抄送人員等相關(guān)人員可以在線查看會(huì)議紀(jì)要，其他人是看不到涉密紀(jì)要內(nèi)容的。”
王部長：“我們重要會(huì)議的線上紀(jì)要還是需要能線下存檔的，可以實(shí)現(xiàn)嗎？”
小智：“這個(gè)請您放心，我們產(chǎn)品可以將線上會(huì)議紀(jì)要導(dǎo)出為Word格式的標(biāo)準(zhǔn)文件，支撐線下存檔等要求。”

未完待續(xù)……

小張：（小張打來電話說道，）“王部長，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)快到了，我們大廳那個(gè)看板數(shù)據(jù)已經(jīng)維護(hù)好了，需要您再檢查一下。”
王部長：（電話掛斷后，王部長沉思道，）“我們做的這些看板，除了領(lǐng)導(dǎo)參觀的時(shí)候用用，車間現(xiàn)場那么多問題，是不是可以用可視化看板來呈現(xiàn)呢。這是個(gè)問題……”
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